Como você controla as transações financeiras da sua empresa? Saber como fazer o controle de caixa é uma das rotinas administrativo-financeiras mais importantes para a gestão do negócio. Reunimos nesse post todas as informações que você precisa ter para fazer um controle de caixa eficaz.
Nesse post você vai ver:
O que é controle de caixa
Qual é a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa
Por que fazer controle de caixa
Como fazer controle de caixa
Conclusão
O que é controle de caixa?
O controle de caixa é o processo que registra todas as movimentações financeiras de entradas e saídas do caixa da empresa. Trata-se de um controle simples, porém, essencial para o dia a dia do negócio, já que permite uma visualização rápida e imediata da atual situação do caixa.
Qual é a diferença entre controle de caixa e fluxo de caixa?
Quando falamos em controle de caixa, muitas vezes, esse conceito é confundido com fluxo de caixa. Chegou a hora de esclarecer essa confusão de uma vez por todas.
O controle de caixa nada mais é do que o registro do dinheiro que entra e sai do caixa da empresa. Dessa forma, é gerado um histórico de todas as movimentações, o que é de extrema importância para evitar desvios de recursos.
Já o fluxo de caixa, apesar de também envolver as entradas e saídas de recursos financeiros da empresa, trata de projeções para períodos futuros, o que permite analisar como estará o saldo do caixa em diferentes períodos.
Assim, lá na frente, é possível comparar o que foi realizado com o que foi planejado e ainda determinar se há a necessidade de captar recursos ou, no caso de recursos excedentes, como aplicá-los de forma a trazer rentabilidade para a empresa.
Para você se lembrar mais fácil, pense que o controle de caixa refere-se ao presente, enquanto o fluxo de caixa refere-se ao futuro. Ao passo que o controle de caixa auxilia na gestão financeira do dia a dia, o fluxo de caixa facilita a tomada de decisões mais estratégicas.
Para saber mais sobre fluxo de caixa, recomendamos que leia este artigo: “Fluxo de caixa: 3 passos para não errar”.
Por que fazer controle de caixa?
Vamos supor que te perguntem agora: “este mês está sendo de lucro ou de prejuízo para a sua empresa?”. Você saberia responder de pronto? Ou teria que fazer alguns cálculos para ter certeza?
O controle de caixa é fundamental para que você tenha essa resposta de maneira rápida e fácil, sem precisar recorrer a ferramentas complexas ou ter que consultar especialistas. E é esse o principal motivo para que você implante essa rotina administrativo-financeira na sua empresa.
Outra razão que você deve considerar para ter o controle de caixa em seu negócio é que ele te dá um panorama do saldo atual, o que é importante para tomar decisões rotineiras, como verificar a necessidade de um fundo de caixa, também conhecido como fundo de troco, valor de encaixe ou valor de abertura. Se você não souber qual é o saldo do caixa, dificilmente conseguirá determinar quanto é necessário para esse fundo, que serve como troco e também para arcar com pequenas despesas.
Além dessas finalidades, o controle de caixa também verifica se não existem erros de registros ou desvios de recursos. Conferindo o caixa diariamente, é possível observar se existem diferenças entre o que há de fato no caixa e o que está registrado no controle de caixa.
Podem haver diferenças devido a erros ou mesmo o esquecimento de registros, o que pode ser corrigido facilmente. Mas, na suspeita de que a diferença ocorreu por desvios de recursos, cabe ao gestor fazer uma análise criteriosa e avaliar qual a melhor decisão a ser tomada.
Além disso, o controle de caixa fornece informações para controlar os valores depositados em bancos, controlar e analisar as despesas pagas e fornecer dados para a elaboração do fluxo de caixa.
O controle de caixa é também uma das etapas do fechamento de caixa. Para saber mais sobre esse processo, leia este artigo: “5 dicas para nunca mais errar no fechamento de caixa”.
Como fazer controle de caixa?
Manualmente no papel
Essa é uma maneira de fazer controle de caixa mais complicada e passível de erros. Foi muito utilizada antes dos meios digitais de registro. Mas, depois que eles foram popularizados, as planilhas feitas manualmente caíram em desuso. Afinal, ficou muito mais fácil e rápido registrar as movimentações financeiras da empresa pelo computador.
Além disso, os registros em papel demandam habilidade do gestor para cálculos e ficam sujeitos a rasuras, o que pode tornar o processo falho. Portanto, essa é uma maneira possível de realização do controle de caixa, porém não é recomendada, já que existem opções muito mais eficientes.
Por meio de uma planilha no computador
O controle de caixa deu um passo à frente com a possibilidade dos registros em planilhas no computador. Dessa forma, o processo ganhou mais agilidade a partir dos recursos que permitem aplicar uma mesma regra a determinados valores. Assim, a planilha automatiza parte do processo, tornando-o um pouco mais confiável.
No entanto, fazer o controle de caixa por meio de planilhas informatizadas demanda do gestor muito tempo e certo conhecimento da ferramenta, até mesmo para criar essas regras a fim de chegar aos cálculos esperados. Por isso, mesmo sendo uma forma um pouco mais eficiente que registrar as movimentações financeiras da empresa em relação ao registro em papel, ela também está sujeita a falhas e depende muito do conhecimento de quem está executando.
Por meio de um ERP
Um ERP (sistema integrado de gestão) é a forma mais simples e eficiente de fazer o controle de caixa. Aliás, não só ele, como todos os processos financeiros da sua empresa. Mas quais são as vantagens de implantar um ERP? A primeira delas é a automação. Se, para fazer o controle de caixa com planilhas, você precisava anotar cada uma das entradas e das saídas de dinheiro, com um ERP, esse processo torna-se automático. Dessa forma, sua empresa ganha muito em relação à segurança, já que são minimizados os riscos de erros e fraudes.
Um mito que precisa ser desmistificado é o de que sistemas integrados de gestão são indicados apenas para grandes empresas. Os pequenos empresários também vêm buscando o ERP como uma solução para promover a evolução de seus negócios. Por menor que a empresa seja, são muitos os processos que demandam a atenção do gestor. Sendo assim, a implantação de um ERP torna esses processos mais fáceis, mais ágeis e mais assertivos.
Conheça outras vantagens da implantação de um ERP com o artigo “4 benefícios da automação de processos para pequenas empresas”.
Conclusão
Realizar o controle de caixa na sua empresa vai se tornar uma atividade indispensável agora que você entende porque ele é tão importante. Cuidar da saúde financeira da sua empresa não é apenas uma maneira de se organizar, mas também de manter o seu negócio no mercado. Deslizes nessa área são fatais e geralmente são os principais responsáveis pelo fechamento das empresas.
Se você ainda tem receios sobre a implantação de um ERP, recomendamos que leia o nosso case “Case de Sucesso - Autoeletrica Nanya". Nele, mostramos como um ERP auxiliou a Nanya a aumentar seu giro de estoque e reduzir seu custo de compra.
